فرایند مدیریت ( وظایف مدیریت )

فرایند مدیریت ( وظایف مدیریت )

کسانی که مدیریت را تعریف کرده اند به یک سلسله وظایفی اشاره کرده اند که هر مدیری در انجام وظیفه خطیر خود ملزم به انجام آنهاست. نویسندگان و عالمان این رشته بنا بر نگرش و تخصصهای خود هر کدام به نحوی با این وظایف برخورد نموده اند. گروهی وظایف خاصی را اصلی قلمداد کرده اند و گروهی دیگر بر وظایف دیگری تأکید ورزیده اند. (الوانی 1327، 18) یک روش مفید برای درک اینکه مدیران چه می کنند، توجه نمودن به کارشان به عنوان یک فرایند یا مجموعه ای از فعالیتها برای فراهم کردن خدمات یا کالاها می باشد.
در نگرش فرایندی مدیریت، مدیر، منابع سازمانی را برای رسیدن به اهداف بکار می گیرد و چــهار وظیفـه مدیــریـتی (بــرنـــامـــه ریــزی و تصمیم گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل) را انجام می دهد که در شکل 1-1 نشان داده شده است (Dubrin 1990, 12-13).


ف) برنامه ریزی Planning

برنامه ریزی[1][25] یکی از بنیادی ترین وظایف مدیریت است. برنامه ریزی عبارتست از اینکه از میان گزینه های مختلف رسیدن به اهداف، یک گزینه را انتخاب بکنیم. این کار مستلزم مشخص نمودن هدفها و مقاصد سازمان و بخش ها و چگونگی دستیابی به آنهاست. به همین خاطر برنامه برای دستیابی به اهداف سازمان روشی منطقی و عقلایی را فراهم می کند (Koontze 1990,129).
برنامه ریزی اصولاً اولین نقطه در فرایند مدیریت است. برای موفقیت، سازمانها نیاز دارند تا بیشتر با برنامه ریزی سروکار داشته باشند. افراد در سازمانها نیازمند اهداف و برنامه هایی برای رسیدن به آنها می باشند. برنامه ریزی عبارت از فرایند هدفگذاری و تعیین پیشرفت دقیق در چگونگی رسیدن به اهداف می باشد Lussier 1992,10)).
برنامه ریزی وظیفه مرکزی مدیریت می باشد و در برگیرنده هر چیزی است که مدیر انجام میدهد. برنامه ریزی به آینده نگاه می کند و تصمیم گیری تصویری را از چگونگی رسیدن به برنامه ها ارائه می نماید (Dubrin 1990,13) تصمیم گیری به عنوان انتخاب یک فعالیت از گزینه های گوناگون تعریف شده که هسته برنامه ریـــزی می باشد. یک برنامه نمی تواند بدون وجود تصمیم ایجاد شود. تصمیم گیری یک مرحله از برنامه ریزی می باشد و همچنین جزئی از زندگی روزانه هر فرد می باشدKoontz 1995,108)).

ب) سازماندهی

برای موفق بودن نیاز به سازماندهی[2][26] می باشد. یک مدیر باید سیستم سازمانی را برای اجرای برنامه ها طراحی و ایجاد کند. سازماندهی فرایند تفویض و هماهنگی وظایف و منابع برای رسیدن به اهداف می باشد (Lussier 1997,10) . آن به عنــوان شنـاسایی و طبقــه بنـدی فعالیتهای موردنیاز، گروهبندی فعالیتهای ضروری در اهداف قابل حصول، اختصاص گروهی از فعالیتها به یک مدیر و تفویض اختیار به او برای سرپرستی آنها و فراهم کردن هماهنگی افقی و عمودی در ساختــار سازمــانی تعــریـف می شود .(Koontz 1990,108)سازماندهی فرایند اطمینان یافتن از وجود منابع ضروری فیزیکی و انسانی برای انجام دادن برنامه ها و رسیدن به اهـــداف ســازمــانی می باشد. آن همچنین شامل مشخص کردن فعالیتها، تقسیم کار به شغلها و وظایف مشخص و شناسایی روابط اختیار میان گروهها و اشخاص می باشد. جنبه دیگر سازماندهی گروهبندی فعالیتها در داخل بخشها است (Dubrin 1990,15).
عصر ما عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدفها، سازماندهی گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان در قالب هدفهای جزئی تر و وظایف واحدها شکسته شده و تحقق آن میسر می شود. در سازماندهی وظایف و اختیارات و مسئولیتهای واحدها و پست ها مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می شود. سازماندهی فعالیت مستمر و مداومی است که مدیر همواره با آن روبروست و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود.

فرایند سازماندهی:
ما می توانیم به سازماندهی به عنوان یک فرایند بنگریم که در این صورت سازماندهی شامل مراحی زیر می باشد:
1- ایجاد اهداف سازمان
2- تنظیم هدفهای پشتیبانی، برنامه ها و خط مشی ها
3- تشخیص و طبقه بندی فعالیتهای ضروری برای تحقق آنها
4-گروهبندی فعالیتها در پرتو منابع انسانی و امکانات مادی قابل دسترس به بهترین وجه
5-تفویض اختیار مناسب به سرپرست هر گروه برای انجام دادن کارها
6-پیــوند گروهـهــا بصــورت افقــی و عمـــودی از طــریق جـریان اختیـارات و اطلاعـات(Koontz 1990,147). فرایند سازماندهی در شکل شماره 1-3 نشان داده شده است.

ج) رهبری- (جهت دهی) Leading

علاوه بر برنامه ریزی و سازماندهی، مدیر باید با کارکنان برای انجام وظایف روزانه شان کار کند. رهبری عبارتست از فرایند نفوذ در کارکنان تا در جهت رسیدن به اهداف سازمانی تلاش کنند. مدیران باید اهداف را با کارکنان مرتبط ساخته و در آنها برای رسیدن به اهداف انگیزه ایجاد نماینــد (Lussier 1997,12). رهبری همچنیـن در بر گیرنده فرایندهای بین شخصی مانند انگیزش، ارتباط، هدایت و راهنمایی زیردستان برای رسیدن به اهدافشان می باشد. به عبارت ساده رهبری فرایندی است که ضمن آن مدیریت سازمان می کوشد تا با ایجاد انگیزه و ارتباطی مؤثر انجام سایر وظایف خود را در تحقق اهداف سازمانی تسهیل کند و کارکنان را از روی میل و علاقه به انجام وظایفشان ترغیب نماید. از این رو رهبری در مفهوم سازمان آن به عنوان جزئی مجزا و مستقل از مدیریت مطرح نبوده، بلکه یکی از وظایف عمده و اصلی آن به شمار می آید. هر مدیری علاوه بر وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل، باید انجام این وظیفه یعنی هدایت سازمان را نیز عهده دار گردد.
مهمترین نکته در رهبری، جهت دادن و نفوذ در اعضای سازمان است. رهبری مستلزم نفوذ کردن و تأثیر گذاردن بر افراد است و مدیر در نقش رهبر کسی است که بتواند بر افراد تحت سرپرستی خود نافذ و مؤثر باشد و به عبارت دیگر مرئوسان نفوذ و قدرت او را بپذیرند (الوانی 1378و 138)

د) کنترل Controling

شاید به جرأت بتوان ادعا کرد انجام هیچ فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود مگر آنکه کنترل های لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد. به کمک کنترل[3][28] است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پیگیری و عنداللزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می کند. کنترل ابزار کار مدیران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد. سازمان بدون وجود یک سیستم مؤثر کنترل در تحقق مأموریتهای خود موفق نبوده و نمی تواند از منابع خود به درستی استفاده کند (الوانی 1378، 119). کنترل عبارت از اطمینان از مطابقت عمکرد با برنامه و مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای از قبل تعیین شده می باشد. اگر تفاوت قابل ملاحظه ای بین عملکرد موردنظر و واقعی وجود داشته باشد، مدیر باید وظایف اصلاحی را انجام دهد ( Dubrin 1990,15). اهداف بدون کنترل تحقق نخواهند یافت، کنترل فرایند ایجاد و اجرای مکانیزم هایی برای اطمینان از حصول اهداف می باشدLussier 1997,11) ).

وظایف مدیریتی در سطوح مختلف مدیریت

یکی از تفاوتهایی که بین سطوح مختلف مدیران دیده می شود مربوط به میزان زمانی است که آنها صرف برنامه ریزی، سازماندهی رهبری و کنترل می کنند. میزان زمانی که سطوح مختلف مدیران بر وظایف مدیریتی صرف می کنند در شکل 1-4 نشان داده شده است. برای مثال مدیران سطوح عالی زمان زیادی را صــرف برنــامه ریزی می کنند و برای رهبری زیردستان کمترین زمان را صرف می کنند. بالاترین سطح برنامه ریزی شامل آماده سازی مأموریت سازمان، توصیف اهداف منحصر به فرد شرکت و تولیدات و خدمات آن می باشد که توسط مدیر عالی تنظیم می گردد. رهبری فرد به فرد برای مدیر سطح عالی ضروری نیست.
مدیران سطوح اول زمان زیادی را صرف رهبری زیردستانشان می کنند و برای برنامه ریزی فعالیتها کمترین زمان را صرف می کنند، به خاطر اینکه آنها با مسایل روزانه کارکنان مانند گوش دادن به مشکلات و ارائه راهنمایی های فنی درگیرهستند. نکته مهم دیگری که در شکل مشخص است این است که مدیران همه سطوح، تقریباً زمان مشابهی را صرف سازماندهی می کنند. آنچه که واضح است این است که سازماندهی بوسیله سطوح مختلف مدیران انجام می گیرد ولی کار اینها ضرورتاً مشابه هم نیست Dubrin 1990,15)).