مهارت های مدیریت که اهمیت دارند ...
امروزه مرز بین کارکنان اداری و مدیران تاریک شده است . صاحبنظران و مدیران اداری برای مهارت های مورد نیاز برای ایجاد و افزایش فرصت های جدید اهمیت بیشتری قایل هستند .
مدیران اداری ، رؤسای هیات اجرایی نیستند ، اما امروزه مدیران اداری به لحاظ مدیریت فرآیندهایی که به وسیله آن وظائف خود را به مرحله عمل می آورند و مسئولیت پروژه های پیچیده ای که قبلاٌ توسط مدیران اجرایی انجام می شد را به عهده می گیرند ، به واقع عملکردی مشابه مدیران اجرایی دارند .
جولی هیکسون یک مدیر در شرکت کاریابی حرفه ای ک فورس می گوید ، " مهمترین علتی که شرکتها مدیران اداری خود را بیشتر به نقش های مدیریتی سوق می دهند اقتصاد ساده است . "
هیکسون معاونت های اجرایی را در شرکتهای فورچون 1000 ، وموسسات غیرانتفاعی و انجمن های منطقه ی واشنگتن دی سی را استخدام می کند . او از کارفرمایان می پرسد ، " آیا ترجیج می دهید فردی را استخدام کنید که به تلفن پاسخ داده و نامه نگاری های شما را انجام دهد و یا شخصی که علاوه بر همه این کارها بتواند شما را در اداره شرکتتان همانند یک شریک همیاری و همراهی کند ؟ "
هیکسون هشت مهارت کلیدی مدیریت را که مدیران اداری در محیط شتابان تجاری امروز به آن نیازمندند به شرح زیر پیشنهاد می کند.
رهبری
مدیران اداری هر چه بیشتر ، تیم های اجرایی و کمیته ها را رهبری و جلسات وهمایش ها را سازماندهی کنند ، کارفرمایان بیش از پیش متقاضی استخدام مدیران اداری با تجارب پیشین سرپرستی می شوند . هیکسون می گوید ، " اخیراٌ سفارش اشتغال مدیران اداری را داشتیم که ازآنها انتظار مشارکت و داشتن مهارت های قوی مدیریت پروژه و هدایت و شکل گیری موسسات تجاری را دارا بوده اند ." او اضافه می کند ، " اگر مهارت رهبری درحین اشتغال به مدیران عرضه نشود ، آنها می توانند این مهارت را در سازمان های درون کشور و منطقه و یا انجمن بین المللی مدیران حرفه ای ( iaap) که می توان از آن مهارت رهبری را فرا گرفت و از خود ابتکار نشان داد، وابسته شدن در درون موسسه به واسطه اجرای پروژه داوطلبانه درون سازمانی است .جودی هرمن معاونت اجرایی موسسه بازنشستگی امرالدهایت واقع در ردموند واشنگتن می گوید: "نمونه هایی از فعالیت های داوطلبانه با اهداف خیرخوانه ممکن است عضوی از کارمندان کمیته ایمنی را به کار گمارد ، ممکن است یک رخداد اجتماعی را برنامه ریزی کند ، و یا در یک برنامه محلی جمع آوری اعانات که توسط شرکت حمایت می شود، شرکت کند . "
حل مساله و روش پاسخ یابی
کارفرمایان نه تنها خواهان مدیران اداری هستند که بتوانند مسائل شخصی را حل کنند ؛ بلکه توقع دارند راه حل های عملی و قابل اجرایی را که از تجارب قبلی تحقیق کرده اند ارائه دهند . ناتاشا براینتون ، محقق هماهنگ کننده دفتر تورنتوی موسسه ملی تحقیقات بازار سوبیزکه دومین توزیع کننده بزرگ مواد غذایی در کانادا است، می گوید :" خلاقیت کلید موفقیت است . "
او تشریح می کند : " مدیر به قدرت پی بردن به نیازها و فرصت های درون موقعیت خود در سازمان و توسعه اقدامات جایگزین نیازمند است . " او ادامه می دهد : " در اغلب مواقع ، من مجبور بودم بسیار مبتکر باشم به خاطر اینکه رئیس من فوق العاده درگیر کارهای خود بود ."
مدیریت پروژه
مدیران باید قابلیت مدیریت یک پروژه را از آغاز تا پایان داشته باشند . درواقع مهارت های قوی سازماندهی همواره یک سرمایه برای مدیران بوده ، اما در مدیریت پروژه ، داشتن چنین مهارتی الزامی است .
لیندا اسمیت ،مدیر هماهنگیهای اداری شرکت حفاری نوبل بام واقع در سینت جانز نیوفاندلند کانادا به مدیران توصیه می کند:" پرسنل و وظائف روزانه خود را سازماندهی کن و یک فهرست جاری از کارهایی را که باید انجام دهی داشته باش . برای هر پروژه ی در دست اجرا یک پرونده مستقل تهیه کن ، همه اطلاعات مربوط به پروژه را در آن پرونده بگذار ، ازپیشرفت ها و تعلل های پرسنل خود باخبر باش و گزارش روزانه را درخواست کن. برنامه زمانبندی تنظیم کن و به آن پای بند باش. هر زمان که میسر شد یک وظیفه را برای خود انتخاب کن و تا کسب نتیجه آنرا دنبال کن . سپس پرونده را ببند ".
تشکیل تیم
هیکسون می گوید ، " این مهارت دست به دست با مهارت رهبری است . " هسته کیفی مهم در اینجا کسب اتفاق نظرعمومی است . " در تکزاس اینسترومنت دسته ارتباطات هر ساله گرد هم آیی پرسنل اداری را از پائین ترین رده تا بالاترین رده برنامه ریزی می کند ، فضای راحت و دستورجلسه همایش را تنظیم و سخنرانان همایش را استخدام و اطلاعیه برگزاری همایش را منتشر می کند ." به گفته مک درمون ، او اضافه می کند ، " یک نتیجه مهم که توسط دسته تدارکات و چیدمان شرکت it بدست آمد صرفه جویی در مصرف لوازم اداری به میزان -/000/350 دلار بود که به واسطه جایگزینی لوازم ژنریک به جای محصولات برند حاصل شد و تمامی مدیران اداری شرکت را به خدمت گمارد . " او ادامه می دهد ، " تمرکز سایر دسته ها بر آموزش ، سامانه ها ، تدارکات و چیدمان و گواهینامه های cps/cap مدیران را به اخذ گواهینامه ها تشویق و ترغیب نمود .
فراوجهی وظائف
مدیریت امروز نیازمند قابلیت انجام تغییر و آمادگی پذیرش تغییرات دریک چشم بر هم زدن است . زمانی که مهارت مدیریت نباشد ، فراوجهی وظائف و انعطاف در رفتار مدیریت به ویژه به هنگامی که کارفرمایان به دنبال استخدام مدیران سنتی که همچنان به انجام روش های یکنواخت و راحت مبادرت می ورزند نیستند، کلیدی است برای همگام بودن با محیط شتابان کار .
هیکسون می گوید ، " مدیران همچنین به انعطاف پذیری وافر در نرمش در قبال ابهامات نیازمندند .
به صرف اینکه هفته گذشته کاری را به روش خاص انجام داده ایم ، لزوماٌٍ سبب نمی شود که در هفته آینده همان کار را با همان راه انجام دهیم . "
ارتباطات و سخنرانی عمومی
مدیران اجرایی بیش از پیش خواستار این هستند که مدیران اداری آنها نه تنها دست راست آنها بلکه امتداد صدای آنها باشند . معاونت های مدیران اجرایی بایستی قادر به ایراد سخنرانی های عمومی به مخاطبان کوچک و بزرگ باشند . همراه با مهارت قوی در برقرار کردن ارتباط ، مدیران بایستی مهارت خوب گوش دادن و مهارت روابط عمومی را داشته باشند . لیندا اسمیت می گوید : " با شرکت در همایش ها ، جلسات ، اقدامات رسانه ای ، شما باید به عنوان سفیر شرکت خود شناخته شوید و متناسب با آن عمل کنید . او اضافه می کند :" باید درباره سازمان خود اطلاعات کامل داشته باشید و با شایستگی مدافع و مبلغ آن باشید . همواره پرسشهای مطرح شده را با تاکتیک و سیاست پاسخ دهید و همواره بر نقطه نظرات مثبت تاکید داشته باشید . "
تعامل هیئت مدیره
بسیاری از مدیران اجرایی دارای مدیران اداریی هستند که همزمان به عنوان دستیار هیئت مدیره انجام وظیفه می کنند . این مدیران وظیفه ای فراتر از برنامه ریزی جهت تشکیل جلسات و دعوت از اعضای هیئت مدیره دارند ، آنها ممکن است به طرح و تنظیم محتوی و دستور جلسه مبادرت ورزند .
گسترش مهارت ها
هیکسون می گوید : " موسسات بزرگ تر ممکن است آموزش ها و دوره های گسترش حرفه ای که فراتر از مهارت های فنی به صحنه مدیریت وارد می شود را عرضه کنند و مدیران بایستی از اجرای این برنامه ها هر زمان که مهیا باشد کمال استفاده را ببرند . "
در شرکتهای رایان آمریکا واقع در مینیاپولیس ، مدیران می توانند تجربه ای از وظایف مدیریتی را با داوطلب شدن به عنوان احراز یکی از سه پست مدیریت هماهنگی، نزد مدیریت اداری خانم سیندی گروس به مدت یکسال آموزش ببینند. علاوه بر وظایف همیشگی خود ، مدیران هماهنگی با هدایت خانم گروس که سرپرستی یک گروه متمرکز از کارکنان به عنوان رهبران تیم ، مدیران آموزشی ، کارگزاران مصاحبه ها و تصمیم گیران مباحث کلیدی مستقیماٌمشغول بکار می شوند . خانم گروس می گوید :" زمانی که مدیریت هماهنگی به پایان رسید ، مدیران نه تنها می توانند ببینند که به این نوع کار علاقه ای دارند ، بلکه می توانند آنچه فرا گرفته اند را به مشاغل اولیه خود ببرند . "
او اضافه می کند : " من در این روش مزایای زیادی را مشاهده کردم ، مدیران موضوعات بزرگ تری در ارتباط با تصمیم گیری ها و مدیریت شرکت فرا می گیرند و همچنین به آنها کمک می شود که مهارت های مردمی را کسب کرده و با افراد مختلف درون سازمان آشنا شوند . مدیران ستادی در شرکت های رایان همچنین کمیته های آموزش و مشاوره را دایر کرده ، به انتخاب سخنرانان و مدرسان که به فراگیری مهارت های مورد نیاز به مدیران کمک می کنند می پردازند . مدیران می توانند مهارت های مدیریتی را به صورت اکتسابی توسعه دهند و بیشتر مدیران این مهارت ها را در حین کارکردن به دست می آورند ". طبق اظهارات خانم آنت دوبرولت ، مدیر عامل و صاحب شرکت کانتینیوم و یک مشاور ، سخنگو ومربی شخصی که مستمراٌ با مدیران کار می کند . مهمترین توصیه او به مدیران امروز این است که مهارت های خود توانا ساز را گسترش دهند . دوبرولت می گوید : " مدیران باید مسئولیت پیشرفت حرفه ای ، سلامت روانی درون شغلی ومهارت های خود را پذیرفته و به امید مساعدت های سازمان و یا کارفرماهای خود نباشند ." دوبرولت اضافه می کند : " مدیران اداری امروز مستمراٌ مهارت های مدیریتی متعلق به سطوح میانی و عالی مدیریت را استفاده می کنند اما اغلب آنها متوجه نیستند که از این مهارت ها بهره مند هستند. از این بابت امتیاز کافی به خود نمی دهند . یکی از توانمندی های مدیران میل به مفید ، مهربان و در خدمت مردم بودن است که این توانمندی به لحاظ تمرکز بیش از حد خدمت رسانی به مردم ممکن است نقطه آسیب پذیر مدیران باشد ." او ادامه می دهد ، " این یک شمشیر دو لبه است ، چیزی که آنها را در کارشان قدرتمند می سازد ، می تواند آنها را در ابتکار عمل محدود کند . "
هرمن توصیه می کند که مدیران بایستی ابتکار اطلاع رسانی ازپیشرفت های مدیریتی خود را به گونه ای سیاستمدارانه به کارفرمایان خود ارائه دهند . او می گوید :" هیچ مدیری نباید فرض کند که کارفرمای او از همه مختصات اقداماتی که مدیر به منظور انجام یک وظیفه با پشت سر گذاردن موانع دشوار انجام داده است مطلع است . هنگامی که زمان ارزیابی مدیران فرا می رسد ، کارفرمای یک دفتر معاونت بایستی یادداشت های اطلاعاتی متعددی از عملکرد مدیران خود در طول یکسال دریافت کرده باشد ". هرمن می افزاید :"مدیر همچنین می تواند از تجارب بدست آمده دیگران از طریق یک شبکه اطلاعاتی از همکاران ، تبادل نامه های الکترونیک ، یادداشت های کوچک ، کتابچه های آموزشی و مکالمات متقابل بهره مند شود. راه دیگری برای کسب مهارت های مدیریتی به صورت مستقل و خودآموز ، مشترک شدن ومطالعه مجلات بازرگانی حرفه ای است .
دوبرولت به مدیران توصیه می کند که " مقاله ای تقدیر آمیز برای خود بنویسید نه به منظور خودستایی بلکه به منظور تمرکز بر آنچه می خواهید به وسیله آن به خاطر سپرده شوید . سپس می توانید قدمی به عقب رفته و اقدامات جدی و ملموس خود را که شما را به اهدافتان رسانده بیان کنید ، چه به وسیله دسترسی به رسانه ها و همایش های علمی ، آموزش ها و یا دسترسی به یک مربی یا مدرس . "
دوبرولت می گوید : " روز تغییر به سمت اعمال مدیریت بیشتر در انجام وظائف کاری برای مدیران حرفه ای یک فرصت قابل ملاحظه ای را برای افزایش رضایتمندی ، توفیقات روز افزون ، و اگر تمایل داشته باشند ، پیشرفت شغلی به وجود خواهد آورد ."
سوابق شغلی و مصاحبه
نشان دادن اینکه مدیری به مهارت های مدیریت مجهز شده کلیدی است برای به دست آوردن مشاغل مدیریتی در سطوح عالی در بازار رقابتی امروز طبق اظهار خانم لارا اسمیت ، معاونت ارشد ریاست اداره منابع انسانی روابط عمومی ادلمن واقع در واشنگتن دسی :"ده سال پیش ، کسانی را می خواستیم که در مهارت های فنی رایانه ای تبحر داشتند ، تایپیست های سریعی بودند و به تمامی نرم افزارهایی که شرکت داشت آگاهی داشتند . امروز اهمیتی ندارد که شخصی بتواند سریع تایپ کند ." اسمیت اضافه می کند : " در زمانی که بزرگترین بخش فرآیند تصمیم گیری در زمان استخدام مدیران به مصاحبه تمرکز دارد ، کیفیت خلاصه سوابق شغلی است که می تواند متقاضی را به مرحله مصاحبه برساند تا اینکه صرفاٌ به وظائف یا مهارت های او تکیه شود . اسمیت ادامه می دهد ، من ترجیح می دهم در سوابق شغلی یک معاونت اجرایی ، ساخت یک کتابچه مقررات استفاده از ملزومات اداری را ببینم تا اینکه میزان صرفه جویی دلاری درشرکت را .
او می گوید:"مدیران اداری باید برای همان نوع رفتارها در مصاحبه ها آماده باشند که زمانی مدیران اجرایی و عالی خود را برای آن آماده می کردند . آنها باید به ارقام و اعداد مشخصی که دلالت بر دلارهای صرفه جویی شده درشرکتشان است مجهز باشند . اسمیت اضافه می کند: "سوالی که مطرح می کنم این است که چگونه رئیس خود را به پیگیری تحقیقی که شما قبلاٌ انجام داده اید متقاعد کرده اید ؟" او ادامه می دهد ، " آیا می توانید فرآیند آن را تشریح کنید ؟از آنجاست که می توان فهمید متقاضی به چه میزان جزیی گراست ؟، چه اندازه تحلیل گراست ؟ و اساساٌ چگونه فکر می کند ؟ "
آنچه که اسمیت در میان مدیران اداری جستجو می کند افرادی است که توانمندی نشان دادن نمونه هایی از مهارت ها و ابتکارات گذشته نسبت به تابعیت محض از دستورات را داشته باشند .
دیگر عناصر کلیدی در انتخاب مدیران انعطاف پذیری در جریان تغییر و قابلیت انجام دادن متنوع وظائف است .
اسمیت می گوید : "کسانی هستند که به انجام دادن هر کاری ازسیر تا پیاز اعتراض نمی کنند ". لیکن "هم اکنون اشخاصی هستند که رغبتی به گرفتن کپی از ماشین کپی و یا مرتب کردن اتاق کنفرانس پس از اتمام جلسه ندارند . فرد ایده آل کسی است که علاوه بر کارهای فوق از نوشتن نامه ها به یک صاحب کالا و یا گفتن این عبارت به رئیس خود "شما مطلع هستید که ایکس دلار برای ملزومات اداری هزینه می گردد ؟ من به تعدادی از فروشندگان سر زده ام و استعلام های جدید گرفتم که صرفه جویی مناسبی را برای شرکت تامین خواهد نمود ) هراسی نداشته باشد .
چنین رفتارهایی است که فراتر از مراحل مصاحبه به پیشرفت در درون سازمان می انجامد .
اسمیت می گوید ، " کلید معما در این است که مقتدرانه به شغل خود نظر بیندازید که هیچ چیز پائین تر از شما نیست ، هیچ چیزبالاتر از شما نیست ، هیچ ماموریتی کوچک نیست ، هیچ چالشی بزرگ نیست . "
اگر رفتار فرد منطبق با این شعار به ظاهر ساده باشد ، یقیناٌ موفق خواهد شد .
صد البته ، گفتار آن بسیار ساده تر از رفتار آن است .
