مديريت زمان

راههایی برای استفاده بهتر از زمان


[Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]
مدیر سبز - ژان بقوسیان

اشاره: فرق افراد موفق و ناموفق در استفاده مفید و بهینه از زمان است. اگر از زمان خوب استفاده کنید شاید در یک سال کارهایی را انجام دهید که افراد عادی در طول عمر خود قادر به انجام آن نیستند.


تمرکز
یادگیری تمرکز یک عامل کاملا ضروری برای موفقیت است. منظور ما از تمرکز آن است که وقتی کاری را شروع می کنید، آنرا ادامه دهید تا به پایان برسانید. مثلا اگر گزارشی را می نویسید در حین کار از جای خود برنخیزید ، کار دیگری انجام ندهید ، به تلفن جواب ندهید و تمامی چیزهای دیگر را فراموش کنید. فرض کنید به شما اجازه بلند شدن از جایتان را نخواهند داد ، مگر آنکه کار خود را به اتمام برسانید.

بخش مهمی از تمرکز تمرکز ذهنی است ، سعی کنید فقط در مورد کاری که انجام می دهید فکر کنید ، در مقابل این تمایل که در مورد چیزهای دیگر فکر کنید بایستید. آمار نشان می دهد که اگر کاری با تمرکز انجام نشود معمولا 4 برابر زمان بیشتری را اشغال می کند. بنابرین با تمرکز می توانید زمان انجام هر کار را به حداقل برسانید.
قبل از شروع هر کاری تمامی ابزار لازم برای آنکار را فراهم کنید تا در حین کار مجبور به ترک صندلی خود نباشید.

یکی از رایج ترین اشتباهات در میان مدیران آن است که سعی می کنند چندین کار را بطور همزمان انجام دهند و این نه تنها سرعت انجام کارها را افزایش نمی دهد بلکه باعث بیشتر شدن زمان انجام کارها می شود. پس عادت کنید که کاری را بطور کامل انجام دهید و سپس بدنبال کار دیگری بروید. با رعایت همین نکته ساده و یکساعت کار با تمرکز کامل می توانید زندگی خود را متحول کرده و خیلی سریعتر پیشرفت کنید.

انجام کارهای مشابه با هم
اگر در طول روز کارهای مشابه و تکراری دارید، تمامی آنها را جمع کرده و سپس آنها را با هم انجام دهید. اگر باید چندین تماس تلفنی بگیرید، تمامی آنها را پشت سر هم انجام دهید. اگر باید چندین فاکتور صادر نمایید تمامی فاکتورها را بطور متوالی صادر کنید. با تکرار کاری مشابه سرعت شما بیشتر می شود ، بنابرین صدور 5مین فاکتور زمان کمتری را اشغال خواهد کرد. برای انجام کارهای مشابه بطور همزمان شاید لازم باشد تغییراتی در روال کاری شرکت بدهید ، مثلا به مشتریان خود بگویید تمامی سفارشات فقط بین ساعات 4-3 بعدازظهر ارسال خواهد شد.

تمیز بودن محیط کار
آمار نشان می دهد که تمیز بودن محیط کار ، کارایی شخص را 40-20 درصد افزایش می دهد. سعی کنید این عادت را در خود بوجود آورید که هیچ چیز بی مصرفی بر روی میز کار باقی نماند و پس از استفاده آنرا به محل خود برگردانید. وضعیت میز کار شما خیلی زود بصورت عادت در خواهد آمد، یعنی اگر سعی کنید همیشه تمیز باشد ، پس از مدتی با ایجاد کمترین بی نظمی احساس ناراحتی خواهید کرد و میز را جمع خواهید کرد. و برعکس اگر میز کار شما مدتی شلوغ و بی نظم باشد به این وضعیت عادت خواهید کرد و شلوغی ، شما را ناراحت نخواهد کرد. پس سعی کنید به میز کار تمیز عادت کنید! هر مدیر بطور متوسط 150 ساعت را در سال با جستجو بدنبال کاغذها و مدارک گم شده تلف می کند. پس اگر منظم باشید می توانید از این وقت باارزش خود برای کارهای مفیدتر مثل یادگیری استفاده کنید. بر روی تکه های کاغذ یادداشت نکنید و یک دفترچه برای چرکنویس تهیه کنید و تمامی نکاتی را که می خواهید یادداشت کنید ، در آن بنویسید.

بعضی از افراد می گویند میز کارشان نامرتب است و هرچیزی را هم که بخواهند براحتی پیدا می کنند. به این افراد باید بگوییم بهتر است حافظه خود را برای کارهای مفیدتر استفاده کنند.
یافتن قطعات بزرگ زمان

منظور ما از قطعات بزرگ زمان ، 60-120 دقیقه زمان است که در بین آن هیچ وقفه و توقفی نباشد. یافتن قطعات بزرگ زمان در محل کار بسیار مشکل است زیرا دربین کار تماسهای تلفنی و همکاران باعث می شوند نتوانید یک قطعه بزرگ زمانی داشته باشید. این قطعات بزرگ زمان معمولا صبحهای زود و شب دیر وقت در اختیار ماست. کار کردن در قطعات بزرگ زمان می تواند بازده شما را افزایش دهد. 3 ساعت کار پیوسته در صبح ، می تواند بیشتر از کل روز کاری مفید باشد.
افراد موفق همیشه بدنبال تکه های بزرگ زمان بوده اند تا کارهای خود را در آن اوقات انجام دهند.

قطعات بزرگ زمان مانند آجرهایی هستند که ساختمان موفقیت را بنا می کنند. با آجرهای بزرگتر خیلی سریعتر می توانید یک دیوار بسازید ، ولی با تکه های ریز آجر ساختن همین دیار بسیار مشکل تر است. بنابرین در طول روز بدنبال زمانی باشید که در طی آن بتوانید 2-1 ساعت بطور پیوسته کار کنید.


ساده سازی کارهای تکراری
تا حدود 10 سال پیش 15درصد مردم در روستاها زندگی می کردند و مایحتاج 85درصد دیگر را تامین می کردند. امروزه کمتر از 3درصد مردم در روستاها زندگی می کنند و همین 3 درصد مایحتاج 97 درصد را تهیه می کنند، چون راههایی یافته اند تا همان تولیدات را در زمان کمتر و با کارگر و هزینه کمتر انجام دهند. برای کارهای تکراری همواره بدنبال راههایی باشید تا کار را سریعتر، آسانتر، ارزانتر و بهتر انجام دهید. و سعی کنید اشتباهات در کار را کمتر کنید. مثلا شرکتی باید روزانه چندین نامه را برای مشتریان خود بفرستد و هر بار آدرس خود را بر روی پاکت چاپ می کند. این شرکت می تواند با چاپ برچسبهای آدرس و چسباندن آن بر روی پاکت کار خود را آسانتر سازد. یا اگر مشتریان با هر بار سفارس باید آدرس خود را بگویند تا بر روی سفارش نوشته شود ، می توان سیستم اشتراک راه اندازی کرد تا با گفتن یک شماره مشخصات مشتری چاپ شود. همیشه بدنبال ساده سازی کارهای تکراری باشید.


اختصاص وقت برای آموزش روزانه
اگر می خواهید در کار خود پیشتاز باشید ، از رقیبان خود بهتر باشید و درآمد خود را افزایش دهید ، همواره باید در حال یادگیری باشید. بطور متوسط در هر 6 سال اطلاعات در هر زمینه ای دو برابر می شود. و بنابرین باید در زمینه کاری خودتان اطلاعات جدیدتری کسب کنید و همین اطلاعات می تواند باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما گردد.

قانون کلی این است که 1 ساعت در روز را به یادگیری اختصاص دهید. در آن یکساعت می توانید به خواندن مجلات و نشریات در زمینه کاری خودتان بپردازید یا کتابهایی را برای پیشرفت تخصصی و شخصی بخوانید. اگر مدیریت یک مجموعه را بر عهده دارید ، حتما به مطالعه در مورد مدیریت بپردازید. اگر با مشتری سر و کار دارید به یادگیری مهارتهای فروش بپردازید. همیشه در حال پیشرفت باشید و مطمین باشید این پیشرفت در کار و زندگی شخصی نمایان خواهد شد.

اگر رانندگی می کنید، به کتابهای صوتی و دوره های آموزشی گوش کنید. برای تهیه این نوع دوره ها می توانید به سایت مدیرسبز مراجعه کنید. شما در یکسال بطور متوسط 300 ساعت در اتومبیل هستید و می توانید اتومبیل خود را به دانشگاه تبدیل کنید اگر همیشه دوره های آموزشی به همراه داشته باشید. اگر با وسایل نقلیه عمومی سفر می کنید ، با تهیه یک ام.پی.تری پلیر می توانید به یادگیری بپردازید.

[Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]

موانع موجود بر سر راه مدیریت زمان


[Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]
ژان بقوسيان,ژان بقوسیان

اشاره: معمولا از وقت به درستی استفاده نمی شود و موانعی وجود دارند. با برداشتن این موانع می توانید خیلی سریعتر به اهداف خود برسید.


نوسنده: ژان بقوسیان

در زندگی افراد موفق یک مشخصه مهم به چشم می خورد و آن استفاده مناسب از وقت است. براستی آیا تا بحال اندیشیده اید که باارزشترین سرمایه شما زمانی است که در اختیار دارید. فرض کنید شخصی هر روز 86400 تومان به حسابتان واریز نماید و شما فقط در آن روز اجازه خرج کردن آنرا داشته باشید ، و اگر از این پول استفاده نکردید موجودی حساب خودبخود از بین برود و روز بعد مجددا فقط 86400 تومان در حسابتان باشد. وقت شما چنین وضعیتی دارد. در هر شبانه روز 86400 ثانیه در اختیار دارید که می توانید از آن به هر نحو دلخواه استفاده کنید. و در هر صورت آن روز تمام می شود و زمان قابل ذخیره سازی نیست. بنابرین اررزش این سرمایه بی نظیر را درک کرده و برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید.



مدیریت زمان مهارتی است که توسط آن می توانید از وقت خود به بهترین نحو در راه رسیدن به هدفهای خود استفاده کنید. کتابهای بیشماری در این زمینه چاپ شده اند که به مفاهیم تیوری و عملی این موضوع می پردازند. به جای پرداختن به روشهای مدیریت زمان ، می خواهم در مورد رایج ترین مشکلاتی را که باعث عدم استفاده مفید از وقت می شود صحبت کنم. این نتایج را با سالها مشاهده و بررسی شرکتها ، بدست آورده ام که با خواندن آن شاید مشکل شرکت شما نیز کمتر شود.



اولین عامل که مانند سدی جلوی پیشرفت شرکتها را می گیرد ، تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان است. رایج ترین تصور اشتباه آن است که پرمشغله بودن نوعی استفاده مفید ازوقت است. حتی بسیار می شنوم که مدیران با افتخار می گویند که حتی برای صرف ناهار فرصت ندارند. اگر لیست کاهای روزانه شما خیلی بیشتر از زمان کاریتان است خوشحال نشوید بلکه بدانید که نیاز به مطالعه در زمینه مدیریت زمان دارید. تصور اشتباه رایج دیگر آن است که اگر چندین کار را بطور همزمان انجام دهیم بازدهی بیشتری داریم. این تصور اشتباه را آقای بیل گیتس با معرفی Multitasking بوجود آورد. البته این روش برای کامپیوتر بسیار کارامد است ولی نه برای انسان. شما هم حتما افرادی را دیده اید که در هنگام نوشتن گزارش بر روی صفحه کامپیوتر ، با تلفن نیز قرار کاری می گذارند و هر چند ثانیه یکبار لقمه ای از ساندویچ را می بلعند. تحقیقات دانشمندان نشان داده است که در صورت عدم تمرکز ، کارایی مغز انسان به 25% کاهش پیدا می کند. یعنی اگر تهیه یک گزارش کاری در صورت تمرکز کامل 15 دقیقه وقت اشغال کند، در حالت انجام همزمان چندین کار، به یک ساعت وقت نیاز است.



عامل بازدارنده دیگر ، عدم تفویض اختیار به دیگران است. مدیران معمولا تصور می کنند هیچکس قادر نیست کارها را با سرعت و کیفیت خودشان انجام دهد. بنابرین سعی می کنند تا آنجا که ممکن است انجام کارها را بدست گیرند و خود را درگیرر موارد کم اهمیت می سازند. این طرزتفکر باعث توقف رشد مجموعه خواهد شد. تصور کنید اگر هنری فورد سعی می کرد تمامی اتومبیلها را خود مونتاژ کند ، آیا می توانست میلونها اتومبیل تولید کند!؟ تفویض اختیار مهارتی است که در صورت استفاده ، باعث رشد سریع شرکت می شود.



راز دیگری که باعث سبقت جستن از رقیبان می شود، صرف مقداری از وقت روزانه برای کارهای مهم و غیرفوری است. یکی از دوستانم از چند سال قبل در فکر راه اندازی یک وب سایت برای شرکت است، ولی هیچگاه زمان لازم را پیدا نمی کند! چون کارهای فوری تری برای انجام وجود دارند. یک مدیر موفق حداقل نیمی از زمان کاری خود را صرف برنامه ریزی و توسعه می کند. ولی اگر هرروزه درگیر کارهای روال و تکراری هستید، انتظار پیشرفت زیادی نداشته باشید.



تعلل ( به تعویق انداخنتن کارها ) ، بخشی جداناپذیر از سرشت آدمی است. مردان موفق با تمرین و تلاش این عادت را از خود دور کرده اند. مدیران عمل گرا بسیار سریع رشد می کنند زیرا سعی نمی کنند انجام کاری را به بهانه های مختلف به تعویق بیندازند بلکه همواره می کوشند بهانه هایی را بیابند تا کاری را عملی سازند. اگر کارمندانتان کارها را به تعویق میاندازند ، قبل از خرده گیری به آنها نحوه مدیریت خود را مورد بازنگری قرار دهید. شاید انگیزه لازم را برای آنها ایجاد نمی کنید و یا شاید توقعات شما برای کارمندان ، واضح ومشخص نیستند.

آخرین مشکل که حتما باید مورد توجه قرار گیرد ، نداشتن برنامه کاری روزانه و هفتگی برای خود و کارمندان است. بسیاری از مردم وقتی صبح از خواب بیدار می شوند و می خواهند به سر کار بروند، نمی دانند چه کاری باید انجام دهند و منتظرند تا وقایع و اتفاقات ، روز کاری را شکل دهد و این یک فاجعه است. کسی که برنامه روزانه خود را نداند انگیزه بسیار کمی برای رفتن به محل کار خواهد داشت. آیا می توانید تصور کنید یک تیم فوتبال بدون هیچ طرح قبلی وارد زمین بازی شود و ببیند چه پیش می آید؟ مطمین باشید که شکست خواهد خورد. بنابرین سعی کنید برای خود و تمامی کارکنان برنامه کاری داشته باشید

پس از یاد نبرید که باارزش ترین سرمایه تان یعنی وقت در حال از بین رفتن است. از این سرمایه برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید.

[Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]

نکته برای در دست گرفتن زمام زمان در سال 90 مدیریت زمان [Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...] ناهید مومن خانی-مجله موفقیت شماره 209 اشاره: با رعایت این نکات از وقت باارزش خود رد سال 1390 بهتر استفاده کنید. مدیریت زمان مهارتی است که همه ما به آن نیاز داریم.

1- بین کار و زندگی تعادل برقرار کنید. 2- برای تندرستی و سلامتی جسم و روانتان به طور جدی برنامه ریزی كنید. 3- از یک بعدی بودن بپرهیزید! 4- کارهایی را که باید انجام بشوند و نیز آنهایی را که لزومی به انجامشان نیست، مشخص کنید. 5- اموری را که نیاز به حضور و نظارت مستقیم شما ندارند، به یک فرد مطمئن و لایق بسپارید. 6- از راهنمایی خواستن و راهنمایی کردن دیگران دریغ نکنید. 7- از پرگويي بپرهيزيد تا بيشتر بياموزيد. 8- خط مشی زندگیتان را تعیین كنید. 9- زمان و همچنین مکان هایی را برای خلوت و آرامش خود برگزینید. 10- از فواید کار گروهی بی بهره نمانید. 11- خودتان را دست کم نگیرید. 12- به هدف خود ایمان داشته باشید. 13- به حرکات خود سرعت ببخشید. 14- زیرک تر و هوشمندانه تر عمل کنید. 15- رفتارها و واکنش هایتان را در روابط و شرایط بهتر كنید! 16- وقتی بی خواب می شوید، مراقبه کنید! 17- به خاطر موارد بی اهمیت یا کم اهمیت، انرژیتان را تلف نکنید. 18- تندخوانی را بیاموزید. 19- وقت خود را برای مجاب کردن دیگران هدر ندهید. 20- هر چیزی را سر جای خودش بگذارید تا دنبال آن نگردید. 21- همیشه سراغ افرادی بروید که در کار خود استاد باشند، حتی اگر مجبور باشید بهای بیشتری بپردازید. 22- اگر مشکلی پیش آمد به دنبال علت آن بگردید، نه مقصر. 23- مسووليت تمام چيزهايي را كه تا به حال پيش آمده بر عهده بگيريد! 24- نگرانی هایتان را رها کنید. فکر کردن به آنها زمان و انرژی زیادی می گیرد. 25- از تجربیات دیگران استفاده کنید و تجربه های ناموفق آنان را تکرار نکنید. 26- از موثر بودن کاری که می خواهید انجام دهید اطمینان پیدا کنید. 27- برای انجام کار مورد نظر برنامه ریزی داشته باشید. 28- موارد مهم را از موارد جزیی جدا کنید. 29- تمام قوایتان را به کار گیرید. 30- دو روز را در زندگي بايد ناديده بگیرید: ديروز و فردا. امروز را دریابید. 31- برای ملاقات های کاری یا دوستانه زمان مشخصی را تعیین کنید. 32- تمام تلاشتان را بکنید و برای رسیدن به جواب این شش "چ" صبور باشید: چه کسی؟ چه چیزی؟ چه جایی؟ چه وقتی؟ چه جوری؟ چرا؟ 33- هر خواسته و هر کار شما باید واضح و روشن باشد. 34- انگیزه خود را برای رسیدن قوی کنید. 35- هدف شما باید خاص خودتان باشد. 36- مشخصات یک هدف خوب به این قرار است: دست یافتنی، ملموس، مناسب شخص، و زمان دار. 37- حتما حتما حتما برای همسرتان وقت بگذارید. 38- حتما حتما حتما برای بودن با فرزندانتان و رفع نیازهای آنان وقتی را اختصاص دهید! 39- قدردان و شکرگزار باشید. 40- کارها را پیچیده نکنید. ساده سازی را تمرین كنيد! 41- شرایط را تحت کنترل داشته باشید. 42- در انتخاب خود دقت داشته باشید. 43- درست و به موقع تصمیم بگیرید. 44- به امورتان نظم و ترتیب بدهید. 45- سعی کنید همیشه محیط اطرافتان منظم باشد. 46- مطمئن شويد كه اطرافیانتان اهداف و آرزوهاي شما را درك كرده و پشتيبان و مشوق شما هستند. 47- برای کمک در انجام مسوولیت های خانه برنامه ریزی کنید. 48- بعضی وقت*ها برای سرعت بخشیدن به کارها باید کمی سرعت را پایین بیاورید. 49- افسار ذهنتان را به دست بگيريد. 50- وقتتان را صرف تجزیه و تحلیل و ایرادگیری از دیگران نکنید. 51- از کار کردن در روزهای تعطیل بپرهیزید. 52- بهانه*تراشی در مورد اشتباه*تان اتلاف وقت است. خطای خود را قبول کنید و درصدد جبران آن باشید. 53- برای پیشرفت*تان مایه بگذارید. 54- با افراد موفق معاشرت كنيد. 55- مهارت*های شخصی*تان را بالا ببرید. 56- دنباله کارها را بگیرید و آنها را نصفه و نیمه رها نكنید. 57- متعادل باشید. 58- به هر چیزی از زوایای مختلف بنگرید. 59- از خواب شبانه خود نزنید. 60- صبح*ها زودتر از خواب بلند شوید. 61- قاطع باشید. 62- از مزایای گفت*وگو و مذاکره غافل نمانید. 63- ارتباطات خود را گسترش دهید. 64- جوابگو باشید. 65- دیگران را حمایت کنید. 66- کارتان را بازبینی كنید. 67- اصلاحات را اعمال کنید. 68- نقاط مثبت و قوت همکاران و کارمندانتان را به ایشان بگویید. 69- از آنان تمجید كنيد. 70- تشویق شان کنید. 71- خوشبین باشید. 72- رفتارتان مثبت باشد. 73- پول هایتان را برای روز مبادا نگذارید. برای رفاه تان خرج کنید. 74- وقتی در ترافیک می مانید، تنفس عمیق شکمی را تمرین كنید. 75- در مواقع ضروری، از دیگران دستگیری کنید. 76- در اتاق کارتان از رنگ سبز استفاده کنید زیرا موجب افزایش تمرکز می شود. 77- مي گوييد "باشد براي بعد؟!" همین امروز انجامش دهید. 78- مسایل کلیدی را در نظر داشته باشید. 79- روش های مختلف را بیاموزید. 80- نکته ها را چک كنید. 81- حتما در موعد مقرر کارتان را تحویل دهید. 82- برای مشتری های دايمی تان وقت ویژه ای اختصاص دهید. 83- مدام در تکاپو و حرکت باشید: بدون ترس، بدون توقع و مطمئن. 84- به قضاوت های بی مورد دیگران بی اعتنا باشید. 85- با خواسته ها و اهدافتان هماهنگ باشید. 86- عادت های خوب را در خود پرورش دهید. 87- از محدودیت ها و موانع عبور کنید. 88- متوجه باشيد كه اهداف بزرگ نيازمند وقت هستند. در اين راه، تقلب و ميانبر امكان پذير نيست. پس صبور باشید. 89- در این راه از همه چيز لذت ببريد و به خاطر هر موفقيت كوچكي به خودتان پاداش دهيد. 90- براي زندگي كردن وقت بگذاريد. منبع: مدیرسبز

یازده نکته در مدیریت زمان

[Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]
محمدرضا نوروزی

اشاره: آیا نیاز دارید که زمان خودتان را بیشتر برنامه ریزی کنید ؟ آیا می خواهید بیشتر و بهتر و و کاراتر از قبل عمل کنید؟ آیا وقت زیادی را برای انجام کار کم هدرمی دهید؟ آیا وقت زیادی برای کاری می گذارید اما آن را نمی توانید تمام کنید ؟

چکیده:

آیا نیاز دارید که زمان خودتان را بیشتر برنامه ریزی کنید ؟
آیا می خواهید بیشتر و بهتر و و کاراتر از قبل عمل کنید؟
آیا وقت زیادی را برای انجام کار کم هدرمی دهید؟
آیا وقت زیادی برای کاری می گذارید اما آن را نمی توانید تمام کنید ؟

اینها و صدها سوالات مشابه دیگری وجود دارند که شاید در ذهن شما باشد .
ما در این مقاله برآنیم تا 11 مورد ازمهمترین نکات مهم را که در مدیریت زمان مطرح است را برایتان بیان کنیم.
نکات زیادی در این مورد گفته شده است .اما ویژگی خاصی که این مقاله نسبت به دیگر مقاله ها دارد زود بازده بودن آن است و اینکه در مدت زمان اندک نتیجه فوق العاده بگیرید.

مقدمه:
توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد برآن داریم که 11 نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود ببرید .



نکات کاربردی مدیریت زمان عبارتند از:


1)بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است .
همان طور که می دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم . ما هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه ریزی کنیم .



2) پیدا کنید که در کجا زمان هدر می رود .
ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا" از زمان خود استفاده می کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جو.یی کرده ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.


3) هدفهایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند .
توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض می کند . اولین قدم در مدیریت زمان ، زمانی حاصل می شود که اوقاتی که هدر می دهید را از برنامه خود حذف کنید . اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته اید .


4) یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .
یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتها ی خود را در آن بنویسید و بعدا"این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهای غیر ضروری را حذف کنید . آنها یی که بلند مدت اند و آنهایی که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوری تهیه کنید تا ،دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا" فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی برداری کنید .

الگو برداری کنید اما کپی برداری نکنید .

تهیه طرح باعث می شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.



5) از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید .

از سخت افزارها و نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما" استفاده کنید . مثل Out look
این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه های خود را به طور روزانه ، هفتگی ، و یا ماهانه ، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه هایتان برسید .
یکی از کارهایی که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هایی با موضوع یکسان است این نرم افزارقادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستیار حرفه ای برای شما کار کند.


6) کارهای خود را اولویت بندی کنید .
اولویت بندی همان طور که گفته شد.برایتان مهم است . و باعث می شود اولین و آخرین اولویتهای برنامه ای و کاری خود را بدانید .


7) تفویض اختیار کنید .
همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید . هیچ وقت پیشتازی و تکروی نکنید . کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آنها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید .

هیچ وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید.

8) کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید .
این بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراری باشد، اینکه بتوان خیلی راحت به دیگران واگذار شود بیشتر است .


9) محدوده زمانی تعیین کنید .
بعضی از کارها هستند که بسیار وقت گیرو تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و...
به همین دلیل روزانه حداکثریک ساعت برای پاسخ دادن به نامه ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.


10) مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است .
اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایلها ی کامپیوتری خود می کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید . یک سیستم مدیریت فایل باعث می شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری ، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید .
همچنین با برنامه ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می توانید فقط به اطلاعاتی که نیازبه دسترسی دارید ،دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه ها و اطلاعات در گیر نکنید .


11)وقت خود را با منتظر شدن بیهوده، هدر نکنید .


هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید .

مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید .

نتیجه گیری

با پیروی از اصول مدیریت زمان ،مهار زمان را می توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خودرا هماهنگ سازیم و از دوباره کاریها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهمترین سرمایه زندگی هر فرد می باشد جلوگیری کنیم .
مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است،که با کوشش و پیروی از اصول فوق الذکر بتوانید آنها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید،واز وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.

[Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]

از این پس کارها را به تعویق نیندازید!


[Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]
از این پس کارها را به تعویق نیندازید!


ماهنامه پیام مدیر موفق

اشاره: در باب مدیریت زمان و اهمیت جلوگیری از هدر رفتن آن مقالات بسیار زیادی نوشته شده است. اما در ادامه هفت توصیه مطرح می شود که با بهره گیری از آنها می توانید از به تعویق افتادن کارها جلوگیری کنید:

در باب مدیریت زمان و اهمیت جلوگیری از هدر رفتن آن مقالات بسیار زیادی نوشته شده است. اما در ادامه هفت توصیه مطرح می شود که با بهره گیری از آنها می توانید از به تعویق افتادن کارها جلوگیری کنید:

۱. خود را بشناسید و انتظارات واقع بینانه از خود داشته باشید.
داشتن هدف روشن و تعریف شده، قبول شکست های پیشین و درک حالت روحی و ذهنی که دارید به شما کمک می کند وظایف خود را سر وقت انجام داده و از نگرش منفی دست بردارید.

۲. با ترس های خود مقابله کنید و آنها را شکست دهید.
آمارها نشان می دهد نود درصد از عوامل نگرانی ما هرگز اتفاق نمی افتند. اگر با ترس های خود مقابله نکنید و مستقیم با آنها روبه رو نشوید، همیشه گریبانگیر شما خواهند بود. ترس از صحبت کردن در حضور جمع یا مراجعه به دندانپزشک مثال های خوبی از این وضعیت هستند. اگر با آن ترس ها مقابله نکنید هرگز از میان نخواهند رفت.

۳. وظایف خود را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید.
این یک مثل قدیمی است که بهترین راه خوردن یک فیل، این است که آن را لقمه لقمه بخورید. وظایف بزرگ را به وظایف و کارهای کوچک تر و قابل انجام تقسیم کنید. خود را ملزم کنید برای مدت سی دقیقه، بر روی هر بخش کار تمرکز نمائید. پس از سی دقیقه برای یک یا دو دقیقه به چیزی دیگر فکر کنید. این رویهرا تا پایان یافتن کامل کار ادامه دهید. شاید بهتر باشد برای انجام کارهای دشوار، هر یک از این نوع کارها را در فاصله زمانی دو کار ساده و دلنشین انجام دهید. اگر از باغبانی لذت می برید، کار ناخوشایند و دشوار را بین دو بازه زمانی باغبانی انجام دهید.

۴. بیاموزید که به طور مؤثر به خود پاداش دهید.
پاداشی که به خود می دهید باید انگیزه ساز، ساده و مثبت باشد. رفتن به سینما یا هدیه ای کوچک برای این منظور کافی است. با این کار برای انجام سر وقت کارها، انگیزه بیشتری خواهید داشت.

۵. اولویت گذاری کنید.
اگر هرمی از اولویت ها تهیه کنید و اهمیت هر کار را بدانید، می توانید مؤثرتر اقدام کنید. بدین ترتیب از انجام کارهائی که اولویت کمتری دارند و باعث می شوند شما کارهای اصلی را سروقت انجام ندهید، اجتناب خواهید کرد.

۶. مسئولیت ها را تفویض کنید.
کارها را تقسیم کرده و به انجام رسانید اما ترتیبی دهید که وظیفه سپرده شده و نتیجه مورد انتظار برای همه اعضاء گروه روشن و واضح باشد. اگر کسانی که قرار است بخش هائی از کار را انجام دهند، اطلاعات کافی در اختیار نداشته باشند و همیشه دنبال این اطلاعات ضروری باشند، هیچ کاری به درستی انجام نخواهد شد.

۷. خوشحال و مثبت باشید.
برای اینکه زندگی مثبت و خوشحال کننده ای داشته باشید، اقدام کنید. کارهای خوشحال کننده انجام دهید، فیلم های مثبت ببینید، کتاب های امیدوار کننده بخوانید، در کنار افراد مثبت و خوشبین قرار گیرید و...

●برخی اقدامات مثبت
برنامه ای تنظیم کرده و تلاش کنید حداقل هشتاد درصد طبق آن و با انضباط عمل کنید. دستیابی به هدف یا نتیجه مورد انتظار مستلزم تعیین دقیق و شفاف آن است زیرا اگر ندانید هدف چیست نمی توانید آن را تحقق بخشید. ترتیبی دهید که هدف قابل دسترسی و قابل اندازه گیری باشد. هر چه برای تدوین برنامه وقت بیشتری صرف کنید، در انجام آن زمان کمتری صرف خواهید کرد. مهارت های مدیریت زمان را بیاموزید. زمان از دست رفته را هرگز نمی توانید باز پس گیرید. استفاده مؤثر از زمان به معنای افسوس نخوردن برای زمان هدر رفته است. این توصیه ها قاعدتاً باید به شما کمک کنند تا به تعویق انداختن کارها را کنار گذارید. البته اگر استفاده از آنها را به فردا موکول نکنید!
منبع: [Only Registered and Activated Users Can See Links. Click Here To Register...]