منبع: HBR
به ارزشهای سازمان احترام بگذارید و مدیر خود را غافلگیر نکنید
جواد خسروتاج




در اداره ای که سختکوش بودن نشان افتخار است، درخواست مرخصی فاجعه به نظر میرسد حتی اگر ساعات مرخصی جزئی از فیش حقوق و دستمزد و از حقوق قانونی شما باشد.


در چنین محیطی حتی فکر مرخصی گرفتن نیز شما را نگران میکند. این نگرانی ناشی از نفس عمل درخواست نیست بلکه ترس از قضاوت شدن است که شما را از درخواست مرخصی بازمیدارد.
در چنین شرایطی افکار نگرانکننده و «مبادا»ها ذهن شما را احاطه میکنند: «مبادا مدیرم فکر کند که من برای کار گروهی ساخته نشدهام یا به وظیفه خود متعهد نیستم یا آنقدرها که باید هدفمند نیستم؟ مبادا درخواستم را رد کند؟»

پیش از درخواست مرخصی لازم است که از شرایط مدیر خود کاملا باخبر باشید تا بتوانید با او گفتوگوی سازندهای داشته باشید. شما تنها به فکر مرخصی هستید درحالیکه او با پازلی مواجه است که درخواست شما تنها یکی از تکههای آن است.

او دوست دارد که شما روحیهای رقابتی داشته باشید، بتوانید برای فعالیتها محدوده زمانی تعیین کنید، زمان خود را مدیریت کنید و با همکاران خود هماهنگ باشید. او احتمالا با انبوهی از اولویتها روبهرو است، مثل همکاری که مدتها قبل از شما برای مرخصی درخواست کرده و حالا مدیر شما باید تصمیم بگیرد که کدام درخواست را بپذیرد و کدام را رد کند.

او همچنین باید به دهها درخواست دیگر نیز که بعضا مربوط به خارج از سازمان است رسیدگی کند، درخواستهایی در رابطه با پیشرفت شغلی، کنفرانسها و نمایشگاهها که از درخواست مرخصی شما به مراتب مهمترند.
در نظر داشتن شرایط او به شما کمک میکند تا درخواست خود را به بهترین نحو مطرح کنید.

مثلا اگر کار شما یک کار تیمی است، از مدیر خود بپرسید که نظر او درباره زمانبندی مرخصیها چیست. از او بپرسید آیا ترجیح میدهد که تمام مرخصیها به بعد از اتمام پروژههای مدتدار موکول شود یا بهتر است طوری برنامهریزی شود که هر کسی در هر زمانی بتواند درخواست مرخصی کند.

اینکه پیش از درخواست مرخصی، نظر مدیر خود را در این باره جویا شوید لزوما به این معنا نیست که او درخواست شما را میپذیرد، اما دست کم او خواهد دانست که شما شرایط او را نیز در نظر داشتهاید و اصطلاحا او را در منگنه قرار ندادهاید.

«ماری» که در یک موسسه تحقیقاتی کار میکرد برای مدتها از روزهای مرخصی خود استفاده نکرده بود تا بتواند در مراسم عروسی یکی از اقوام خود که در خارج از کشور برگزار میشد شرکت کند. او حالا حدود چهار هفته مرخصی طلب داشت و از نظرش درخواست این چهار هفته مرخصی کاملا منصفانه بود، چرا که او برای مدتی طولانی سخت کار کرده بود و حالا میخواست از «حق قانونیاش» استفاده کند. استراتژی او استراتژی سکوت بود، سکوت طولانی مدت درباره مرخصیاش و حالا تصمیم داشت نزد مدیرش برود، این سکوت را بشکند و او را غافلگیر کند.

اما چرا سکوت و بعد غافلگیری؟ چرا که او به خوبی میدانست که درخواست مرخصی در پرمشغلهترین روزهای سال آن هم برای مدت چهار هفته اصلا منطقی نبود و احتمالا مدیر موسسه درخواست او را رد میکرد. نتیجه چیزی جز این هم نشد.

پس از آنکه «ماری» درخواستش را مطرح کرد مدیر خشمگین شد و پس از مشورت با سایر مدیران ارشد و بررسی جوانب، نهایتا درخواست او را رد کرد.
«ماری» به هر حال در موعد مقرر در مراسم عروسی حاضر شد و به قیمت حضور در یک میهمانی، شغل خود را برای همیشه از دست داد. بنابراین هنگام درخواست مرخصی لازم است شرایط مدیریت و سازمان را کاملا در نظر داشته باشیم.

در هر سازمانی برای درخواست مرخصی الگوها و رسم و رسوم خاصی وجود دارد. اگر میخواهید احتمال پذیرش درخواست مرخصیتان بالا برود لازم است این رسوم و همچنین ریتم همیشگی فعالیت خود را در نظر داشته باشید.

با در نظر گرفتن این دو فاکتور مهم، درخواهید یافت که درخواستتان منطقی است یا غیرمعمول. اگر میدانید درخواستتان غیرمعمول است مانند «ماری» رفتار نکنید.

طوری رفتار نکنید که مدیرتان تصور کند او را فریفتهاید. به دنبال این نباشید که درخواست خود را برای خودتان توجیه کنید. درخواست شما باید در نظر مدیر و همکارانتان منطقی به نظر برسد.
آیا درخواست شما ممکن است مشکل ایجاد کند؟ اگر اینطور فکر میکنید بهتر است آن را اینگونه مطرح کنید: «بیایید درباره مشکلاتی که مرخصی من ممکن است ایجاد کند صحبت کنیم و ببینیم چگونه میتوانیم رفعشان کنیم.»

فراموش نکنید که در مکالمات خود با مدیرتان از ضمیر «ما» بیشتر از ضمیر «من» استفاده کنید. همین بهکارگیری کلمه «ما» میتواند معجزه کند و مدیرتان را بر آن دارد که برای رفع مشکلات احتمالی تلاش کند. البته این به ساختار سازمان و استراتژیهای آن در چگونگی برخورد با چنین شرایطی نیز بستگی دارد.

پیش از آنکه برای مدیرتان سوالی ایجاد شود برایش توضیح دهید که تکلیف مسوولیتهایتان چه میشود و در غیابتان چه کسی انجام آنها را برعهده خواهد گرفت.
میتوانید بگویید: «دستیارم این زحمت را تقبل میکند. او با مشتریان آشنا است و مشتریان دوستش دارند و هر وقت هم نیاز به کمک داشت، یکی از همکارانم به سوالاتش پاسخ خواهد داد.»
میتوانید اعضای خانواده خود را نیز در جریان درخواست مرخصی خود قرار دهید و پیش از درخواست مرخصی برای آن برنامهریزی کنید. مثلا میتوانید دو جور برنامه متفاوت طراحی کنید و نام آنها را برنامه شماره ۱ و ۲ بگذارید.

تفاوت میان این برنامهها میتواند در طول زمان مرخصی یا تاریخ آن باشد. با استفاده از این روش شما برای رئیس خود حق انتخاب قائل شدهاید و دست او را باز گذاشتهاید.

برنامه شماره ۱ شما میتواند شامل دو هفته تعطیلی پشت سر هم باشد که هیچ مناسبت خاصی در آن رخ نداده است درحالیکه برنامه شماره ۲ میتواند سه روز تعطیلی را شامل شود که یکی از آن سه روز، تعطیلی رسمی است که ممکن است بسیاری درخواست مرخصی کنند.

این روش استراتژیک نیازمند برنامهریزی زمانبر است اما لحن و محتوای گفتوگوی شما با مدیرتان را تا حدی ارتقا میدهد و در تصمیمگیری او تاثیر بسزایی دارد.
البته این روش دارای مزایای دیگری نیز هست. مثلا مانع از آن میشود که شما درخواست خود را به شیوههای نادرست و تکراری مطرح کنید.

بسیاری از افراد هنگام درخواست مرخصی احساس گناه میکنند و به اشتباه، این احساس گناه را بروز داده و حتی معذرتخواهی میکنند.
ارائه اطلاعات اضافی به مدیرتان یا بهانهتراشیهایی چون «همسرم نیاز به استراحت دارد» اصلا درست نیست نه به این خاطر که مدیر شما به شما و خانوادهتان اهمیت نمیدهد، بلکه به این دلیل که وظیفه مدیر شما این نیست.

وظیفه او ایجاد هماهنگی میان کارمندان و فعالیتهایشان است. مانعی ندارد اگر مدیرتان که از دوستانتان نیز هست در جریان بعضی از جزئیات مسائل خانوادگی شما قرار بگیرد اما فراموش نکنید که بهترین راه درخواست مرخصی بیان آن به گونهای است که برای مدیرتان قابل قبول باشد و اگر برای اعطای مرخصی به شما، تایید مدیران رده بالاتر از او نیز لازم بود، او این درخواست را به همان شیوهای مطرح کند که شما با او مطرح کردهاید.

ممکن است در محیطی کار کنید که هیچیک از همکارانتان از مرخصیهای خود استفاده نمیکنند و مرخصی گرفتن نه تنها مرسوم نیست که تابو نیز هست.
اگر مرخصی بخشی از حقوق قانونی شماست و قصد دارید مرخصی بگیرید، درباره آن با اعتماد به نفس صحبت کنید و آن را در چارچوب ارزشهای سازمانی مطرح کنید. شاید با درخواست شما تحولی در سازمان ایجاد شود و این تابوها بشکنند.

زبانی که در بیان درخواست خود بهکار میبرید باید بیشتر بر تاثیری که مرخصی روی شما خواهد گذاشت تمرکز کند تا خود مرخصی. ممکن است بگویید که ذهنتان نیازمند استراحت است، دوست دارید ایدههای جدید خلق کنید و برای حل مسائل به دنبال راه حلهای بهتری هستید.

شاید از اینکه همیشه مثل ماشین فقط کار کردهاید شکایت کنید و بخواهید به این رویه پایان دهید. به هر حال، مرخصی گرفتن به موقع، بیش از آنکه برای شما مفید باشد به نفع سازمان است.
همانطور که اگر بخش اعظمی از وقت خود را بهکار کردن یا ماموریت کاری بگذرانید، از خانواده و دوستان خود فاصله خواهید گرفت، مرخصی گرفتن و گذراندن اوقات خود با خانواده نیز میان شما و محیط کاریتان فاصله ایجاد خواهد کرد.

باید بتوانید میان هر دو کفه این ترازو تعادل ایجاد کنید و راهی پیدا کنید تا غیاب شما چه در خانه و چه در محل کارتان، در روند زندگی شخصی و حرفهایتان اختلالی ایجاد نکند.
در این صورت هیچیک از دو بعُد زندگی شما فدای دیگری نخواهد شد، ارزشمند بودن را تجربه خواهید کرد و در غیابتان، همه دلتنگ شما خواهند شد.