نکات مدیریتی
نویسنده: الهه شیرخدا
کارشناس ارشد مدیریت بازرگانی
خسروتاج جواد



یکی از بزرگترین دغدغه مدیران خردمند، انتخاب و انتصاب افراد مناسب در جایگاهی متناسب با مهارتهای سازمانی آنان است. مدیر کارآزموده، سازمان را به مثابه صفحه شطرنجی در نظر میگیرد که اولین گام منطقی آغازین آن چیدمان درست مهرهها است. او نیک میداند هرکدام از مهرهها عملکرد و کاربردی خاص و متفاوت دارند و برخی از آنها اصلا جایگزین خوبی برای یکدیگر نیستند.

بر همین اساس مدیران کارآزموده به طرز هوشمندانهای جایگاه افراد را با تجربه و دانش آنان تطبیق داده و آگاهانه میدانند عدم رعایت این مهم میتواند عواقب جبرانناپذیری را بهدنبال داشته باشد. بیگمان مدیرانی که شیوههای نوین مدیریتی را با سلیقه شخصی دستخوش تغییرکرده و بدون رعایت استاندارد و معیارهای مورد تایید علم مدیریت، نیروهای سازمانی را جذب میکنند در بلندمدت موفق نیستند.شاید بعید به نظر برسد اما هنوز در برخی از شرکتها امور تخصصی توسط افرادی انجام میشود که از مهارت لازم برخوردار نبوده و وظایف خود را بدون اینكه تحصیلات و تجربیات کاری مرتبطی داشته باشند تنها بر اساس آزمون و خطا بهصورت سنتی به انجام میرسانند. همچنین هنوز در برخی از شرکتها مدیریت منابع انسانی یا سرپرستی سرمایه انسانی که یکی از موثرترین ابزارهای توانمندسازی سازمانی قلمداد میشوند همزمان توسط متصدی امور اداری انجام میپذیرد مسلما در اكثر موارد نه تنها امور اداری خوب پیش نمیرود بلکه امور مرتبط با منابع سازمانی نیز مثمر ثمر نبوده و اغلب کارمندان از تبعات ناخوشایندی که به آنان تحمیل میشود ناراضی هستند. در چنین مجموعهای کارمندان مرتبا از اشتباهات بهوجود آمده در لیستهای حضور و غیاب، محاسبات نادرست ساعات اضافه کاری، مرخصی و ماموریتهای اداری و بینظمیهای پیدرپی که با آن روبهرو هستند به ستوه آمده به واسطه عدم پاسخگویی و برخوردهای غیر حرفهای افراد ذیربط دائما شاکی هستند. در این موارد متصدی اداری بهعلت عدم تسلط به امور از وظایف و مسوولیت خود شانه خالی کرده و مسوولیت و عواقب اموری که صرفا بهعهده کارمندان اداری و دفتری است را بهعهده سایرکارمندان میگذارد!
قطعا در چنین شرایطی امور منابع انسانی نیز بهصورت اصولی سر و سامان داده نمیشود و پرسنل از محل خدمت، نحوه تعیین حقوق و دستمزد و شرح وظایفی که بهصورت منطقی برایشان تعریف نشده و همچنین عدم هماهنگی محل استقرار با نوع وظایفی که انجام میدهند ناخشنود بوده و به مرور زمان نسبت به سازمان احساس عدم رضایت خواهند کرد. معمولادر این شرایط افرادی که برای انجام وظایفشان نیازمند محیطی ساکت و آرام هستند در مجاورت پر سروصداترین بخش سازمان مستقر شدهاند، برخی افراد نیز در بخش غیرمرتبط به كار گمارده شده و کارمندان خلاق و مستعد موظف هستند که کارهای یکنواخت و تکراری انجام دهند؛ در نهایت نتیجه این است که هیچکس آرامش و رضایت نداشته و به مرور راندمان، انگیزه و روحیه کاری افراد کاهش مییابد.
بر همین اساس همواره به خاطر داشته باشید برای پستهایی که ارتباط و تعامل نزدیکی با پرسنل دارد از کسانیکه تحصیلات و تجربه کاری غیرمرتبطی دارند یا از اصول و استانداردهای حرفهای سررشتهای ندارند، دوری كنید. زیرا این افراد با ندانمکاریهایشان میتواند مانند یک کبریت در انبار باروت عمل کنند.
با توجه به مواردی که به شرح آن پرداختیم راهکارهای زیر بهعنوان نمونههایی از شیوه صحیح مدیریتی در خصوص انتخاب و انتصاب سازمانی توصیه میشود:
شاید افرادی هستند که در گذشته شما را مورد لطف خود قرار داده و شما موفقیت امروز خود را مدیون آنان میدانید. گاهی این افراد با توجه به سمت و اختیارات مدیریتی که شما دارید، متوقع هستند خودشان و یا کسانی را که به شما معرفی میکنند در استخدام سازمان خود درآورید. در این موارد بهتر است برای جبران دِینی که بر خود واجب میدانید، روشی غیر از استخدام دوستان و سفارششدگان فاقد صلاحیت و غیرمتخصص را انتخاب کنید. زیرا بهکارگیری این افراد باعث میشود وظایفی که به آنان محول شده بهخوبی انجام نشده و پیامد این امر میتواند وجهه و اعتبار مدیریتی شما را مخدوش کرده و شما را در سازمان بهعنوان فردی فرصت طلب با عملکردی ضعیف معرفی کند.
در انتصاب سازمانی هوشیارانه و با درایت عمل کنید تا افراد تحت مدیریتتان دلسرد نشده و به واسطه عدالت و اخلاق حرفهای شما هرگز به ترک سازمان و پیوستن به شرکتهای رقیب فکر نکنند.
مراقب سلامت روحی افراد تحت مدیریتتان باشید. برای کشتن روحیه کاری و انگیزه افراد اسلحه لازم نیست اگر قصد قتلعام دارید مطمئن باشید تبعیض در انتصاب و ارتقای سازمانی خیلی سادهتر و کشندهتر از اسلحه ایفای نقش میکند.
افراد تندخو، عصبی و پرخاشگر را وارد مجموعه خود نکنید اما اگر دلیلی قانعکننده یا دلیلی شخصی برای حضور ایشان دارید حداقل آنان را در ارتباط مستقیم با پرسنل قرار ندهید زیرا رفتار غیرمتعارف و عدم رعایت ادبیات صحیح گفتاری باعث تخریب روحیه کارمندان میشود. همچنین توجه داشته باشید معاونهای شما نمایندگان شما هستند، هنگام استخدام آنها دقت کنید علاوهبر صلاحیتهای علمی و اخلاقی، وجدان حرفهای نیز داشته باشند. اینکه همیشه افراد در وضعیت مناسبی قرار ندارند و گاهی مطابق شرایطی که در آن قرار دارند عکسالعمل نشان میدهند قابل پذیرش است، اما فراموش نکنید عدم رعایت احترام و رفتار توهینآمیز بهویژه از سوی معاونان و مدیران ارشد سازمان در هیچ حالتی پذیرفته نیست. همچنین اجازه ندهید افراد زورگو و بدنهاد در سازمان برای خودشان امپراتوری درست کنند و دیگران را به بیگاری بکشند. آنان را شناسایی کنید و بر حسب شرایط با این افراد قاطعانه برخورد کنید. این افراد گاهی اینقدر گستاخ میشوند که به مافوق خود نیز زور میگویند! وچون تخصص اصلیشان این است که با ترویج شایعات بیاساس و تزویر برای دیگران مشکل بهوجود میآورند برخی از افراد باوجود میل باطنی برای حفظ شغل خود از آنها فرمانبری میکنند.
برای جذب افراد در پستهای حساس سازمان مانند مدیریت مالی، مدیریت حقوقی و مدیریت بازرگانی که دارای جایگاه ویژهای در سازمان هستند تنها به سابقه کار و تحصیلات افراد اکتفا نکنید؛ برای این سمتها هوش، خلاقیت و سرعت عمل افراد را هم مد نظر قرار داده و با مصاحبههای ویژه و دقت مضاعف نسبت به استخدامشان اقدام کنید. فراموش نكنید صاحبان سمتهای ذکر شده میتوانند در موفقیت یا شکست سازمانی نقش بسزایی داشته باشند.